Unser Compliance Management System

Wertebasierte Compliance ist ein unverzichtbarer Teil unseres Geschäftsalltags und bedeutet für uns, sich an Gesetze und Regeln zu halten. Unser Anspruch ist es, dass weltweit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Aufgaben stets im Einklang mit Gesetzen, Regeln, Vereinbarungen mit Arbeitnehmervertretungen, freiwilligen Selbstverpflichtungen und unseren Werten erfüllen. Dies haben wir in unserer Verhaltensrichtlinie verbindlich festgeschrieben.

Schwerpunktziele unserer Compliance-Aktivitäten sind die Einhaltung von Antikorruptionsvorschriften, die Wahrung und Förderung des fairen Wettbewerbs, die Übereinstimmung unserer Produkte mit technisch-regulatorischen Anforderungen, die Achtung und Wahrung der Menschenrechte sowie die Beachtung der Datenschutzgesetze, die Einhaltung von Sanktionsvorgaben und die Prävention von Geldwäsche.

Unser Compliance Management System (CMS) umfasst grundlegende Prinzipien und Maßnahmen zur Förderung regelkonformen Verhaltens im Unternehmen. Es orientiert sich an nationalen und internationalen Standards und wird in der Daimler AG und den Konzerngesellschaften weltweit angewendet. Das CMS besteht aus sieben Elementen, die aufeinander aufbauen.

Compliance-Werte und -Ziele

Ziel unseres CMS ist es, auf dem Fundament unserer Integritätskultur die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien im Unternehmen und bei seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu fördern sowie Fehlverhalten vorzubeugen. Entsprechende Maßnahmen werden von unseren Compliance- und Rechtsorganisationen festgelegt und sollen den Geschäftserfordernissen in angemessener Weise Rechnung tragen.

Mehr zu Integrität bei Daimler finden Sie im Kapitel »Integrität und Compliance«.

Daimler GB2019 E.07 Daimler Compliance Management System

Compliance-Organisation

Unsere Compliance- und Rechtsorganisationen haben sich zum Ziel gesetzt, die konzernweite Einhaltung geltender Gesetze und Regeln sicherzustellen. Unsere Compliance-Organisation ist divisional und regional, unsere Rechtsorganisationen sind divisional, regional und entlang der Wertschöpfungskette aufgestellt. So können wir unsere Geschäftsfelder optimal unterstützen und beraten.

Hierfür steht jeweils ein funktionaler, divisionaler oder regionaler Ansprechpartner zur Verfügung. Zusätzlich achtet ein weltweites Netzwerk lokaler Ansprechpartner darauf, dass unsere Standards eingehalten werden, und unterstützt das lokale Management der Konzerngesellschaften dabei, unser Compliance-Programm vor Ort umzusetzen.

Einbindung der Unternehmensführung

Unsere divisionalen beziehungsweise regionalen Compliance-Verantwortlichen berichten an den Chief Compliance Officer. Dies gewährleistet ihre Unabhängigkeit von den Geschäftsfeldern. Der Chief Compliance Officer, der Vice President & Group General Counsel und der Vice President Legal Product & Technical Compliance berichten direkt an das Vorstandsmitglied für Integrität und Recht sowie an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats.

Regelmäßig berichten sie zudem an den Vorstand der Daimler AG, unter anderem über den Status des Compliance Management Systems und dessen Weiterentwicklung, über das Hinweisgebersystem und nach Bedarf zu weiteren Themen. Des Weiteren berichtet der Vice President & Group General Counsel regelmäßig an das Antitrust Steering Committee sowie das Group Risk Management Committee, an das auch der Chief Compliance Officer und der Vice President Legal Product & Technical Compliance berichten.

Compliance-Risiken

Das Ziel, Compliance-Risiken zu minimieren, verfolgen wir systematisch. Jedes Jahr analysieren und evaluieren wir unsere Konzerngesellschaften in Bezug auf derartige Risiken. Basis für die Analyse sind zentral zusammengeführte Informationen zu den Konzerngesellschaften, die bei Bedarf um weitere, individuell erhobene Informationen ergänzt werden. Die Ergebnisse der Analyse dienen als Grundlage unserer Risikosteuerung.

Compliance-Programm

Unser Compliance-Programm umfasst Prinzipien und Maßnahmen, um Compliance-Risiken zu reduzieren und Verstöße gegen Gesetze und Regeln zu vermeiden. Die einzelnen Maßnahmen bauen auf den Erkenntnissen der systematischen Compliance-Risikoanalyse auf. Hierbei werden insbesondere nachfolgende Schwerpunkte gesetzt:

Das Hinweisgebersystem BPO

Das Hinweisgebersystem BPO (Business Practices Office) ermöglicht es weltweit Beschäftigten sowie externen Hinweisgebern, Regelverstöße zu melden. Es nimmt rund um die Uhr Hinweise entgegen, die per E-Mail, postalisch oder über ein Meldeformular übermittelt werden können. In Brasilien, USA, Japan und Südafrika steht zudem eine externe gebührenfreie Hotline zur Verfügung. Sofern lokal rechtlich zulässig, kann die Meldung auch anonym erfolgen. In Deutschland steht Hinweisgebern als zusätzliche Anlaufstelle ein externer neutraler Mittler zur Verfügung.

Über Hinweise an das Hinweisgebersystem BPO werden wir auf mögliche Risiken und konkrete Regelverstöße mit hohem Risiko für das Unternehmen und die Beschäftigten aufmerksam und können damit Schaden abwenden. Zu den Regelverstößen mit hohen Risiken zählen beispielsweise Korruptions-, Kartellrechts- und Geldwäschedelikte sowie schwere Verstöße gegen technische Vorgaben. Um Regelverstöße mit geringem Risiko anzusprechen, stehen den Beschäftigten zum Beispiel der jeweilige Vorgesetzte, der zuständige Personalbereich, die Konzernsicherheit oder die betriebliche Interessenvertretung zur Verfügung.

Eine weltweit gültige Konzernrichtlinie regelt das BPO-Verfahren und die Zuständigkeiten der verschiedenen Beteiligten. Sie hat das Ziel einer fairen und transparenten Vorgehensweise, die sowohl den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit für den Betroffenen als auch den Schutz des Hinweisgebers berücksichtigt. Ebenso legt die Richtlinie den Maßstab fest, mit dem wir Regelverstöße beurteilen und über Konsequenzen entscheiden.

Um das Vertrauen in unser Hinweisgebersystem BPO zu erhöhen und es intern noch bekannter zu machen, setzen wir auf kontinuierliche Kommunikationsmaßnahmen. So informieren wir die Beschäftigten regelmäßig über Art und Anzahl gemeldeter Verstöße, stellen Informationsmaterial wie länderspezifische Infocards oder einen Erklärfilm bereit oder führen an ausgewählten Standorten Dialogveranstaltungen durch.

59 BPO-Fälle wurden 2019 neu angelegt. Insgesamt wurden 44 Fälle als »zutreffend« geschlossen, an denen 72 Personen beteiligt waren. Bei diesen Fällen hat sich ein konkreter Anfangsverdacht bestätigt. Davon gehörten unter anderem sieben Fälle in die Kategorie »Korruption«, fünf Fälle in die Kategorie »Technical Compliance« und fünf Fälle in die Kategorie »Reputationsschaden«. In 13 Fällen haben sich Vorwürfe bestätigt, die sich auf unangemessenes Verhalten von Beschäftigten gegenüber Dritten bezogen. Vier Fälle entfielen auf die Kategorie »Schaden über 100.000 Euro«. Die weiteren Fälle entfielen auf sonstige Kategorien. Bei den als zutreffend geschlossenen Fällen wird unter den Gesichtspunkten der Verhältnismäßigkeit und Fairness über entsprechende Maßnahmen entschieden. Zu den Personalmaßnahmen im Berichtsjahr 2019 gehörten unter anderem Ermahnungen, Abmahnungen, Aufhebungsverträge sowie Kündigungen.

Compliance unserer Geschäftspartner

Wir formulieren klare Compliance-Anforderungen auch an unsere Geschäftspartner, denn integres und regelkonformes Verhalten ist Voraussetzung jeder vertrauensvollen Zusammenarbeit. Deshalb achten wir bereits bei der Auswahl unserer direkten Geschäftspartner darauf, dass sie die Gesetze einhalten und ethische Grundsätze befolgen. Im Geschäftsjahr 2019 haben wir unseren weltweit standardisierten Prozess zur effektiven und effizienten Prüfung aller neuen und bestehenden Geschäftspartner (Business-Partner-Due-Diligence-Prozess) vollumfänglich angewendet und verfestigt. Das kontinuierliche Monitoring zielt darauf ab, mögliche Integritätsverstöße der Geschäftspartner zu identifizieren. Unterläuft ein Partner unsere Standards, behalten wir uns vor, die Zusammenarbeit beziehungsweise den Auswahlprozess der Geschäftspartner zu beenden. Außerdem entwickeln wir gemeinsam mit unseren Einkaufsbereichen stetig unsere Prozesse zur Auswahl und Zusammenarbeit mit Lieferanten weiter.

Hier gelten unsere weltweiten Daimler Supplier Sustainability Standards. Auf Basis dieser Standards und unserer Verhaltensrichtlinie stellen wir sowohl unseren Lieferanten als auch unseren Vertriebspartnern ein jeweils spezifisch entwickeltes »Compliance Awareness Module« zur Verfügung. Es orientiert sich an dem bereits seit 2016 bestehenden allgemeinen »Compliance Awareness Module« für Vertriebspartner, das diese für aktuelle Compliance-Anforderungen sensibilisieren soll.

Mehr zu den Erwartungen an unsere Geschäftspartner unter: daimler.com/nh/ugb

Kommunikation und Training

Auf Grundlage unserer Verhaltensrichtlinie bieten wir ein umfangreiches Schulungsangebot zu Compliance-Themen an. Dafür ermitteln wir regelmäßig den Bedarf, nehmen Anpassungen oder Erweiterungen am Schulungsprogramm vor und führen abschließend eine Evaluation durch.

Allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Konzerngesellschaften steht ein webbasiertes zielgruppenorientiertes Trainingsprogramm zur Verfügung, das aus unterschiedlichen Modulen besteht. Neben einem Basismodul enthält das Trainingsprogramm ein spezifisches Modul für Führungskräfte sowie Expertenmodule zum Beispiel zu Kartellrecht, Datenschutz, Technical Compliance und internen Sachzuwendungen sowie zu funktionsspezifischen Themen, etwa im Einkauf und im Vertrieb. Im Fokus des Jahres 2019 standen unter anderem webbasierte Schulungen zum Thema Technical Compliance, Kartellrecht, mehrtägige Expertenschulungen zu Data Compliance, Webinar-Reihen zur Vermeidung von Geldwäsche sowie neue webbasierte Module für Lieferanten und Geschäftspartner.

Die Beschäftigten in der Verwaltung sind verpflichtet, die für ihre Rolle und Funktion relevanten Module zu absolvieren. Die jeweiligen Module weisen wir ihnen dabei zentral beziehungsweise automatisch zu. Dies geschieht bei Einstellung, Beförderung oder bei einem Wechsel in eine Jobfunktion mit erhöhtem Risiko, sodass personelle Veränderungen abgedeckt sind. Regulär müssen sie das Programm circa alle drei Jahre absolvieren. Für gewerbliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist das webbasierte Trainingsprogramm freiwillig.

Das webbasierte Trainingsangebot wird durch Präsenztrainings ergänzt, die von zentralen oder lokalen Trainingsverantwortlichen durchgeführt werden. Unserem internen Trainernetzwerk geben wir modulare Trainingsunterlagen und Materialien zur methodischen Umsetzung an die Hand, zum Beispiel Trainerleitfäden oder Erklärvideos. Diese können zielgruppenspezifisch und je nach der Risikoklassifizierung der beteiligten Funktionen eingesetzt werden. Im Jahr 2019 gab es bei Präsenz- und webbasierten Trainings insgesamt rund 117.600 Teilnehmende unterschiedlicher Hierarchieebenen.

Beschäftigte in den Compliance- und Rechtsorganisationen werden regelmäßig von den Fachexperten zu Neuerungen in den jeweiligen Compliance- und Rechtsgebieten geschult. Ferner erhalten neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unseren Integritäts-, Compliance- und Rechtsorganisationen eine Einführung im Rahmen eines »Onboarding«-Programms.

Auch für Aufsichts- und Managementfunktionen bieten wir Informations- und Qualifizierungsmaßnahmen an. Das gilt zum Beispiel für neue Mitglieder des Aufsichtsrates der Daimler AG. Im Rahmen des Onboarding-Programms informieren wir die neuen Mitglieder unter anderem über das Antitrust-Compliance-Programm und das Technical Compliance Management. Auch neue Aufsichtsratsmitglieder von Konzerngesellschaften haben wir 2019 über verschiedene Compliance-, Datenschutz- und Integritätsthemen informiert. Zudem erhielten sie im Rahmen des Onboarding-Programms »Know Your Responsibilities« Schulungen zu Compliance-Themen wie beispielsweise Antikorruption sowie zu Integritätsaspekten in den Konzerngesellschaften.

Neu ernannte Mitglieder der Geschäftsleitungen von Konzerngesellschaften erhalten mit dem sogenannten Corporate Governance Navigator einen kompakten Überblick zu wichtigen Aspekten der Unternehmensführung. Das Modul vermittelt Informationen zu Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Ansprechpartnern und Anlaufstellen im Zusammenhang mit zentralen Themen des Ressorts Integrität und Recht sowie angrenzender Bereiche. Auf diese Weise unterstützt es die Teilnehmenden in ihrer neuen Rolle.

Mit all diesen Trainingsmaßnahmen unterstützen wir die langfristige Verankerung von integrem und regelkonformem Verhalten im Unternehmen und geben unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Hilfestellungen im Umgang mit konkreten Themen aus der Praxis.

Gleiches gilt für die Daimler-App rund um Integrität, Compliance und Recht, auf die alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Firmengeräten zugreifen können. Sie ermöglicht unter anderem den mobilen Zugriff auf praxisrelevante Informationen beispielsweise zu Korruptionsprävention, Kartellrecht, Technical Integrity und Datenschutz und wird nach Bedarf um weitere Themen ergänzt.

Im Rahmen unseres Schulungsprogramms bieten wir auch Geschäftspartnern spezielle Module zu Integrität und Compliance inklusive Korruptionsprävention an. Diese Schulungen führen wir webbasiert oder in Präsenzform durch. Die Geschäftspartner werden hierzu von Daimler informiert und eingeladen.

Monitoring und Verbesserung

Alljährlich überprüfen wir die Angemessenheit und Wirksamkeit unseres Compliance Management Systems und passen es an weltweite Entwicklungen, veränderte Risiken und neue rechtliche Anforderungen an. Wesentliche Kernprozesse kontrollieren wir zusätzlich unterjährig anhand von Leistungsindikatoren wie etwa der Prozessdauer oder -qualität. Um diese Indikatoren zu bestimmen, überprüfen wir unter anderem die Einhaltung formeller Erfordernisse und die Vollständigkeit der Inhalte. Darüber hinaus berücksichtigen wir auch die Erkenntnisse aus unabhängigen internen sowie externen Prüfungen.

Auf dieser Basis legen wir gegebenenfalls erforderliche Verbesserungsmaßnahmen fest. Sie werden durch die jeweils verantwortlichen Konzerngesellschaften umgesetzt und regelmäßig auf ihre Wirksamkeit überprüft. Über die Ergebnisse dieses Monitorings werden die zuständigen Führungsgremien laufend unterrichtet.

Schwerpunktthemen des Compliance-Managements

Korruption unterbinden, Kartellverstöße verhindern, die Einhaltung technisch-regulatorischer Vorgaben durch unsere Produkte sicherstellen, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung bekämpfen, die Einhaltung von Sanktionsvorgaben absichern und Datenschutzgesetze befolgen – dies sind für uns wesentliche Themen, für deren Bearbeitung wir ein Compliance Management System (CMS) eingeführt haben. Zudem orientiert sich unser konzernweiter Ansatz zur Wahrung und Achtung der Menschenrechte an unserem CMS.

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